Advectas Bloggen - Vad är processanalys?

Vad är processanalys?

Beslutsstöd är ett område i ständig förvandling, där nya koncept tenderar att dyka med stundtals skrämmande hög frekvens. Med risk för att bidra till den allmänna begreppsförvirringen är det dags att presentera det senaste tillskottet.

Den här gången handlar det dock inte om ett nytt buzzword för att beskriva en liten abstrakt twist på ett befintligt koncept, utan ett helt nytt perspektiv för att koppla verksamhetens mätetal och KPI:er till de faktiska flaskhalsar och avvikelser som drar ner dem. Process Mining visar nämligen vilka operationella aktiviteter som bidrar till våra nyckeltal, antingen positivt eller negativt.

Vad är det bra för? Traditionella dashboards och business intelligence lösningar är väldigt bra på att överskådligt visa nyckeltal och vid behov bryta ned dessa efter olika dimensioner – exempelvis geografiska områden, organisationsenheter eller produkter. På det sättet kan vi snabbt ringa in var vi har våra problem. Svagheten är att dessa värden inte säger något om hur problemen uppkommit – vi kan se var vi behöver bli bättre, men har inte fått någon information om vad vi rent konkret behöver göra annorlunda. Risken är då stor att eventuella förbättringsåtgärder missar de faktiska problemorsakerna och istället spolar ut barnet med badvattnet.

Process Mining fyller den luckan genom att visa hur våra problemområden rent operationellt avviker från våra mer lyckade enheter eller erbjudanden. Detta tydliggörs via automatgenererade flödeskartor och rapporter som visar de exakta operationella processerna och hur de avviker för våra problemområden jämfört med våra mer framgångsrika avdelningar.

Alternativet till Process Mining är att kartlägga dessa avvikelser manuellt – via intervjuer, workshops, simuleringar eller rena tidsstudier. Förutom att detta är väldigt tidskrävande så riskerar det även att ge ett mycket opålitligt resultat, eftersom de intervjuade personerna inte alltid känner till eller i värsta fall döljer de underliggande problemen.

Hur fungerar det?
Process Mining utgår istället från de faktiska händelser och aktiviteter som registrerats i de operationella systemen – ERP, CRM, ECM, ekonomisystem med mera. Genom att koppla dessa till de case de härstammar från – exempelvis en kundorder – kan ett Process Mining-verktyg visualisera dessa i flödeskartor och automatiskt identifiera flaskhalsar och avvikelser. Resultaten är fullt nedbrytbara enligt samma dimensioner som vi använder i våra traditionella nyckeltal, vilket tillåter oss att jämföra våra arbetssätt på de avdelningar som inte presterar med bolagets beslutade flöden och best practice. Alla resultat viktas efter deras påverkan på våra undersökta nyckeltal, vilket gör det enkelt att hitta den lågt hängande frukten för vår verksamhetsutveckling.

Eftersom ständig utveckling och förbättring är en avgörande faktor för ett bolags konkurrenskraft måste alla aktörer som långsiktigt vill hävda sig på marknaden bedriva detta arbete så effektivt som möjligt. Process Mining tillhandahåller skattkartan som visar precis var vi ska gräva. Därför är det ett begrepp som är väl värt att lägga på minnet.

processanalys

Om du har några frågpr eller funderingar får du gärna kontakta mig genom att skicka ett email till peter.selberg@advectas.se.

Jag är konsult inom Advectas affärsområde ERP BI i allmänhet och Processanalys i synnerhet. Det som får upp mig ur sängen på morgonen (vilket inte är det lättaste) är hur fantastiskt roligt det är att varje dag få vara med och flytta gränserna för vad ett beslutsstödssystem kan göra. Fritiden spenderas gärna på resande fot eller framför en god dokumentär. Som före detta göteborgare gillar jag självklart torr humor. Som infödd norrlänning tycker jag redan att jag sagt för mycket!