Advectas Bloggen2

När blev Excel ”House of Cards”?

I morse lyssnade jag på en podcast från Planet Money. De brukar alltid vara både roliga och intressanta men i morse fick jag lov att lyssna lite extra, då de berättade om hur kalkylarket har förändrat hur vi fattar beslut och hur sifferfokuserat beslutsfattandet blivit. Inspirationen till podcasten kom från en artikel som skrevs 1984. Den beskriver hur kalkylarket redan då hade förändrat världen och hur framtiden skulle te sig. Det är en underhållande berättelse om hur Dan Brickling satt på en föreläsning på Harvard Business School och dagdrömde 1978, då slog följande tanke honom – ”Tänk om man byggde ett kalkylark i persondatorn”. Hans idé var att de skulle ge ekonomer möjligheten att simulera affärsmodeller, något som då bara kunde göras i dyra stordatorer. Hans lärare var skeptiska och ifrågasatte varför chefer skulle vilja bygga kalkylark i en leksaksdator. Att bygga modeller i manuella kalkylark var ju ett jobb för sekreterare och redovisningsekonomer. Men Brickling tog fram en programvara som kunde göra beräkningar i ett kalkylark. Det fick plats på en floppy-disk och kördes på den nya Apple datorn, namnet var VisiCalc och året var 1979.

Advectas

Dan Brickling beskrev hur beräkningar som tidigare varit en sådan lyx och raritet, snabbt blev helt nödvändiga. Han sa – ”Det är en ökande efterfrågan på kvantitativa snarare än kvalitativa underlag när beslut ska fattas. Förr, före kalkylarket, gissade man. Nu känner man sig tvungen att ”köra siffrorna” innan man fattar besluten.”Det var ändå inte beräkningarna som fångade användaren utan möjligheten att göra ”what if-scenarier”. Kalkylarket gav användaren möjligheten att skapa och experimentera med en fantomaffär i datorn.

Tidigare efterfrågade man inte informationen eftersom man ändå inte skulle få tillgång till den då den ”satt fast” i stordatorn men med Visicalc öppnades en helt ny möjlighet. Med kalkylark och persondatorer skulle man få mer kraft själva och man skulle inte längre vara beroende av byråkratin och stordatorn. Visst låter det här precis som argumenten som idag används för ”Self Service BI”. Kör kalkylerna själva och slipp sitta i knät på IT. Betänk att det har gått drygt 30 år sedan artikeln skrevs.

En annan mindre smickrande aspekt som artikeln beskriver är hur det snyggaste och mest komplexa kalkylarket var ett ”House of Cards”, det vill säga att det kollapsar vid första felaktiga antagande. Wall Street Journal rapporterade i augusti 1984 om ett Texasbaserat olje- och gasföretag som sparkade flera i ledningen efter det att företaget förlorat miljoner dollar på ett uppköp till följd av fel som spårats till felaktig finansiell analys i en kalkylarksmodell.

Redan 1984 beskriver man hur ”skräp” lätt byggs in i själva modellen. Hur korrektheten i modellen är beroende av att formler är riktiga och att länkar till rätt celler. Antaganden kan vara en väl underbyggda med komplicerade ”root cause” relationer. Men det kan också vara vilda gissningar eller överoptimistiska antaganden. Artikeln skrevs för över 30 år sedan och beskriver tydligt den värld av Excel-ark vi lever med i idag. Både för- och nackdelar, det får mig att stanna upp och funderar. Stordatorn som flaskhals för användarvänlig och tillgänglig analys är borta. Men i takt med den ständigt ökade mängden av data och allt mer komplexa strukturer har vi byggt nya flaskhalsar som gör att kalkylarken exploderar på våra arbetsplatser. För att komma till rätta med detta kommer vi behöva tänka om. Hur skall vi kunna dra nytta av all ny teknik som finns idag och bli digitala och snabba på riktigt. Kalkylarken med sina brister kan inte vara svaret.
Jag kommer skriva fler bloggposter framöver där jag går in lite mer på hur bl.a. SAP löser utmaningarna med snabba, säkra, flexibla och användarvänliga beslutsstödslösningar.

Till dess kan jag varmt rekommendera att läsa hela artikeln eller lyssna på den minst sagt underhållande podcasten. Artikeln hittar du genom att klicka här. Podcasten hittar du där du laddar upp dina andra podcasts.

Om du har några frågor om inlägget får du gärna kontakta mig genom att skicka ett email till kerstin.ollesson@advectas.se.

Jag som skriver detta inlägg heter Kerstin Ollesson och är affärsområdesansvarig för SAP på Advectas. De senaste 20 åren har jag arbetat med verksamhetsstyrningsfrågor.. Jag har arbetat i linjen, hos programvaruleverantörerna och i olika konsultverksamheter. Genom åren har jag skapat mig en ganska bred erfarenhet av både problemställningar och väl fungerade lösningar. Fritiden spenderar jag gärna i skärgården med familj och vänner eller upptäcker nya smultronställen i Stockholm.