För en person som brinner för Performance Management i alla dess former, och dess realiserande motor Business Analytics i synnerhet, lever vi som ni alla vet i en fantastiskt spännande tid. De två områden som mer än något annat driver fram den nya tidens verksamhetsstyrning, Advanced Analytics och Self-Service BI, är nu hetare än hetast. Leverantörer, konsulter, journalister och proffstyckare tävlar om antalet skrivna radmeter inom dessa ämnen. Pratar du inte om detta finns du inte, kan det tyckas…
I mitt förra blogginlägg redogjorde jag kort för min syn på Advanced Analytics, hur man skall attackera denna nya värld av möjligheter och hur man säkrar verksamhetsnyttan. I detta inlägg tänkte jag därför vända blicken mot Self-Service BI och diskutera några reflektioner jag gjort den senaste tiden.
Det jag först måste göra tydligt är att i min värld så är detta ”fenomen” till stor del endast är en ny lösning på ett gammalt problem, det vill säga problemet med att flertalet av de BI-lösningar som byggs helt enkelt missar målet. Antingen innehåller de inte det som affären vill ha, eller så levereras de på grund av olika IT-prioriteringar alldeles för sent då verksamhetens krav redan har hunnit förändras. Dessutom kanske till ett mycket högre pris än tidigare tänkt, vilket eroderar hela nyttokalkylen.
När begreppet BICC (BI Competency Center) introducerades var det just för att jämka ihop verksamhet och IT, kunna definiera och specificera krav bättre samt prioritera utifrån verksamhetens nu gällande behov. Min erfarenhet är att detta delvis har fungerat; lösningar som initieras från ett BICC möter oftare verksamhetens behov och då kraven diskuteras och formuleras bättre från början så blir det också lättare att lämna realistiska estimat. Om vi därtill adderar ett agilt angreppssätt till genomförandet så kan vi även till viss del leverera nytta snabbare.
Har då antalet manuella rapporter och analyser minskat? Har användandet av våra datalager som datapumpar till manuella excel-filer där användarna själva kan ställa upp datan på precis det sätt de vill, göra komplexa beräkningar och lägga till annan information, minskat? Nej. ”One-size-fits-all”-lösningar är sällan precisa nog för alla målgrupper och när dessutom förändringstakten i affärsklimatet konstant ökar finns det små chanser för traditionell, IT-styrd, utveckling att hänga med. In på scenen träder Self-Service BI.
Lyssnar man på retoriken är det nu som alla användarna äntligen skall flytta in i våra BI-system, med stor frihet att utforma sina egna analyser, lägga till egen data, och, framförallt, slippa vänta på IT. Är då BI-konsult ett utdöende släkte? Kommer IT-avdelningen inte leverera/stötta beslutsstöd längre? Återigen nej. För det första kommer datalagrets funktion att kvalitetssäkra och förvandla data till information bli än viktigare när användarnas flexibilitet blir ännu större. Den övervägande majoriteten av information som SSBI-användarna tittar på skall givetvis fortsätta komma från datalagret.
Vidare kommer vi behöva ha centrala standardrapporter och analyser för strategisk och taktisk uppföljning, den gemensamma sanningen. Self-service kan istället komma att stötta detaljanalys för att hitta nya insikter, svara på alla de frågor One-size-fits-all-lösningen inte kunnat förutse och där svaren måste levereras omgående, samt underlätta uppföljning av mer ledande/operativa indikatorer som endast ett fåtal kan och ska agera på.
För det tredje så kräver bägge tidigare punkter ett tänk, en modell, för hur detta skall fungera i praktiken. Gemensamma definitioner måste säkerställas där det behövs, kompetenskrav på, och behörigheter hos, SSBI-användare måste diskuteras, tydliga processer för kvalitetssäkring av SSBI-content innan detta delas och fattas beslut på måste finnas. Av yttersta vikt är också att man sätter upp processer för hur SSBI-content, som visat sig vara till nytta för många, kan lyftas in till IT för vidare förvaltning. Drunknar verksamheten i ett förvaltningsläge av SSBI-content, utan möjlighet att gå vidare med nya analyser, har vi bara återskapat vår nuvarande situation på ett nytt ställe. Vi vill hitta den optimala balansen mellan flexibilitet och snabbhet på ena sidan, och kontroll, struktur samt alignment på den andra.
För er som orkat läsa ända hit så kommer vi nu till min tredje reflektion (den första var ”samma problem, ny lösning”; den andra var ”jag får gå till jobbet imorgon också”) och anledningen till rubriken. Som BI-konsult (även om jag nuförtiden lämnar den tekniska utvecklingen till andra) måste jag vara välinsatt inom det allra senaste hos alla leverantörer. Genom både interna och externa seminarier och demos har vi under de senaste åren sett en rasande utveckling av dessa verktyg. Cognos Analytics, Qlik Sense, Tableau, PowerBI, SAP Lumira osv. Alla släpper nya versioner i en rasande takt och tävlar med varandra om att lyfta in mer, fräckare, snyggare funktionalitet.
Vilken är då målgruppen för dessa verktyg? I första hand pratas det om att Self-service skall möta behoven hos de avancerade användare som idag kanske sitter och bygger Excel-analyser med avancerade beräkningar, uppslag och macron (läs: controllers). Dessa har förmodligen redan en viss förståelse för informationsmodellering och har dessutom djup kunskap i hur den underliggande datan ser ut och hänger ihop. Men de andra då, de som behöver göra egna analyser eller rapporter men kanske inte är så tekniskt bevandrade. Ja, även dessa har idag rimliga chanser att använda SSBI, med visuellt stöd för att ta in egna datamängder och slå ihop dem, automatisk klassificering av objekt (verktyget känner igen tidsbegrepp, geografiska objekt osv) och intuitivt drag-and-drop -gränssnitt för att börja visualisera.
Det som slår mig är att all denna nya funktionalitet, utvecklad för att täcka upp tidigare versioners avsaknad av efterfrågad funktionalitet, också ökar komplexiteten i verktyget. Om varje ny funktionalitet är ett svar på ett behov som inte tidigare stöddes, hur lång tid har vi då kvar innan verktygen börjar bli för komplexa för de användare vi försöker nå? Hur lång tid återstår till SSBI-verktygen är lika avancerade som de klassiska enterprise-lösningarna? När blir tröskeln för hög och leveranstiden för lång? Om varje ny funktionalitet svarar upp mot ett avancerat tekniskt behov, när är vi tillbaka i ett IT- och konsultberoende?
Business Analytics är svårt. Att koppla ihop många olika datakällor, säkerställa datakvalitet och gemensamma definitioner, samt utföra beräkningar som ger svar på kluriga affärsfrågor, visar oss nya samband eller ger vägledning i våra beslut kräver ibland ganska mycket. Kanske är det inte så konstigt att BI-projekt tar lite tid..?
Vad är då slutsatsen av allt det här? Jo, att nuvarande situation är ohållbar, användarna skall inte behöva vänta veckor eller månader på sina analyser, de behöver ha sina svar igår om beslut som ger verklig förbättring i verksamheten skall kunna fattas. Self-service är därmed ett ypperligt alternativ till ”Excel-hell”, förutsatt att vi kan hitta en governance modell som ger oss den bästa balansen mellan snabbhet och kontroll. Men om utvecklingen fortsätter i den takten vi ser idag, vänta inte för länge utan börja allvarligt fundera på detta. Låt användarna hoppa på tåget och växa med utvecklingen av verktygen innan tröskeln blir för hög.
Under våren kör vi ett antal seminarier över hela Sverige på temat SSBI. Håll utkik på vår hemsida och anmäl både dig själv och dina kollegor!
Om du har några frågor får du gärna höra av dig genom att skicka ett email till jonas.klingberg@advectas.se!
